Описание

Предназначен для регистрации документации, отправленных корреспондентам из организации.

Регистрация это подтверждение создания и получения в определенное время, его вносят в журнал с присвоенным ему номером и основной информации о документе Зарегистрировать документ, это, прежде всего, придать данному документы юридической силы.

Каждый документ получает свой неповторяющийся номер, иногда для облегчения поиска, дополняют каким – либо индексом по сути дел или пользуются каким то иным классификатором.

- В первой графе журнала мы записываем тот самый регистрационный номер.

- Во второй графе дата, арабскими цифрами.

- В третей графе наименование документа (справка, запрос, акт сверки или телеграмма и многое другое) и его назначение и очень краткое описание.

- В четвертой графе мы пишем кому и куда, все данные.

- В пятой графе указывается количество бланков или листов в документе.

- В шестой графе количество копий или отправленных экземпляров, если получателей много.

- В седьмой графе сотрудник или кто был исполнителем написания письма.

- В восьмой графе это способ отправки письма (курьер, почта, факс и многое другое).

- В девятой графе, фиксируется фактическое отправление.

- В десятой графе входящий номер документа (по возможности).

- В одиннадцатой графе, вся поступившая дополнительная информация ( полученный ответ, не полученный документ).

Журнал должен быть пронумерован и прошнурован, заверен печатью и конечно подписью руководителя.